AI Governance

Denna AI Governance beskriver de principer, processer och tekniska åtgärder som utgör grunden för utveckling, implementering och användning av artificiell intelligens hos CitizenOne.

Governance-modellen har utarbetats med utgångspunkt i bland annat:

• EU AI Act
• Dataskyddsförordningen (GDPR)
• Privacy by Design
• Security by Design
• Enterprise best practice från internationella programvaruleverantörer

Syftet är att säkerställa att CitizenOne AI används ansvarsfullt, säkert, transparent och i enlighet med gällande lagstiftning samt våra egna krav på informationssäkerhet, kvalitet och etik.

Syftet med AI hos CitizenOne

CitizenOne använder artificiell intelligens som ett stödjande verktyg för att stötta medarbetare i deras dagliga arbete.

AI används inte för automatisk ärendehandläggning eller för att fatta självständiga beslut om medborgare, medarbetare eller andra registrerade personer.

Den auktoriserade användaren har alltid det fulla ansvaret för att granska, validera och godkänna AI-genererat innehåll innan det eventuellt används eller sparas i CitizenOne.

AI ska hjälpa användaren med bland annat:

• sammanfattning av information
• utarbetande av journalanteckningar
• strukturering av text
• förbättring av formuleringar
• utarbetande av utkast
• besvarande av frågor baserat på organisationens egna registreringar

Våra AI-principer

CitizenOne AI utvecklas utifrån en rad grundläggande principer som ska säkerställa ansvarsfull användning av artificiell intelligens, hög informationssäkerhet och respekt för användarnas och medborgarnas data.

Alla AI-funktioner utvecklas enligt fasta governance-principer.

Dessa principer tillämpas vid utveckling av nya AI-funktioner, vid ändringar av befintliga funktioner och som en del av vårt löpande compliance- och säkerhetsarbete.

Människan har alltid det slutliga beslutet

CitizenOne AI fungerar uteslutande som beslutsstöd och skrivassistans.

Alla AI-genererade förslag ska bedömas och godkännas av en auktoriserad användare.

AI kan aldrig automatiskt skapa, ändra eller godkänna journaluppgifter eller andra registreringar utan användarens aktiva handling.

Privacy by Design

Skydd av personuppgifter är inbyggt som en grundläggande del av CitizenOnes AI-arkitektur.

Systemet är utvecklat med fokus på dataminimering, anonymisering, åtkomststyrning och säker behandling av uppgifter genom hela AI-processen.

Security by Design

Informationssäkerhet är integrerad i hela AI-lösningen.

AI-funktionerna är utvecklade med fokus på säker kommunikation, auktorisation, audit, loggning och löpande övervakning.

Dataminimering

CitizenOne behandlar endast de uppgifter som är nödvändiga för den konkreta AI-uppgiften.

Fler uppgifter än nödvändigt för att kunna leverera den önskade funktionaliteten behandlas aldrig.

Transparens

Användaren ska kunna förstå när AI används, vilka uppgifter som ingår i behandlingen och vilka begränsningar AI har.

CitizenOne arbetar aktivt för att göra AI-processen så transparent som möjligt utan att äventyra säkerheten.

Ansvarsfull AI

Vi utvecklar AI med fokus på ansvarighet, etik och respekt för medborgarnas rättigheter.

AI får aldrig användas på ett sätt som kan leda till olaglig behandling av personuppgifter eller åsidosättande av professionella bedömningar.

Kontinuerlig förbättring

CitizenOne AI utvecklas löpande.

Vi utvärderar löpande funktionalitet, säkerhet, användarupplevelse, dataskydd och lagstiftning för att säkerställa att AI-lösningen fortsatt uppfyller gällande krav och best practice.

Governance Framework

CitizenOnes AI Governance bygger på sex centrala styrningsområden.

Alla nya AI-funktioner bedöms utifrån dessa styrningsområden innan implementering.

Syftet är att säkerställa en enhetlig utvecklingsprocess med fokus på compliance, informationssäkerhet, kvalitet och ansvarsfull användning av artificiell intelligens.

Governance Framework omfattar följande områden:

• Lagstiftning och compliance
• Informationssäkerhet
• Dataskydd
• Teknisk arkitektur
• Mänsklig kontroll
• Löpande förbättringar och riskhantering

Roller och ansvar

CitizenOne

CitizenOne är ansvarigt för utveckling, drift, säkerhet, underhåll och löpande förbättring av AI-plattformen.

Vi säkerställer att AI-lösningen utvecklas i enlighet med gällande lagstiftning, kontraktuella skyldigheter och interna säkerhetskrav.

Kunden

Den enskilda organisationen är ansvarig för den konkreta användningen av AI-funktionerna samt för att säkerställa att medarbetare använder AI i enlighet med organisationens egna policyer och rutiner.

Användaren

Den auktoriserade användaren har alltid ansvaret för att granska, validera och godkänna AI-genererat innehåll.

AI fungerar enbart som ett stödjande verktyg.

AI-arkitektur och AI-arbetsflöde

CitizenOne AI är utvecklad efter principerna om Privacy by Design, Security by Design och Human in the Loop. AI fungerar som ett stödjande verktyg som stöttar auktoriserade användare i deras dagliga arbete, men gör aldrig självständiga beslut eller automatiska ändringar i organisationens data.

AI fungerar uteslutande som beslutsstöd.

Alla AI-genererade förslag ska alltid granskas, bedömas och godkännas av en auktoriserad användare innan de eventuellt används eller sparas i CitizenOne.

Övergripande AI-arbetsflöde

• Användaren väljer aktivt en AI-funktion.
• CitizenOne identifierar den relevanta funktionen och det nödvändiga dataunderlaget.
• Endast de uppgifter som är nödvändiga för den konkreta AI-uppgiften väljs ut.
• Direkt personhänförbara uppgifter anonymiseras eller tas bort innan AI-behandling.
• Det anonymiserade dataunderlaget behandlas via en krypterad anslutning.
• AI genererar ett förslag baserat på det tillgängliga dataunderlaget.
• Användaren tar emot AI-förslaget.
• Användaren granskar, redigerar och godkänner själv resultatet.
• Först efter användarens aktiva handling kan innehållet sparas i CitizenOne.

Hur AI används hos CitizenOne

Stödjande teknik

CitizenOne AI är utvecklad för att stötta medarbetare genom intelligenta förslag, sammanfattningar och textgenerering. AI fungerar som ett professionellt stödverktyg och ersätter inte medarbetarens bedömning eller ansvar.

Inga automatiska beslut

AI fattar inga automatiska beslut om medborgare, medarbetare eller organisationens registreringar. Alla åtgärder kräver en auktoriserad användares aktiva godkännande.

Mänsklig kontroll

Human in the Loop är en grundläggande princip i CitizenOne AI. Den auktoriserade användaren har alltid det fulla ansvaret för att validera, redigera och godkänna AI-genererat innehåll.

AI-funktioner

CitizenOne erbjuder flera AI-funktioner, som alla bygger på samma övergripande governance-modell och samma säkerhetsprinciper.

Ask AI

En intelligent AI-assistent som hjälper auktoriserade användare att besvara frågor baserat på organisationens egna registreringar och det relevanta dataunderlaget.

AI-assisterad journalgenerering

AI kan hjälpa till att utarbeta förslag till journalanteckningar och annan dokumentation baserat på den konkreta uppgiften och det relevanta dataunderlaget.

Own ChatGPT

Organisationer kan välja att använda sitt eget OpenAI-konto genom CitizenOne. Funktionen administreras separat från CitizenOnes standard AI-lösning och följer de säkerhets- och governanceprinciper som gäller för denna integration.

Dataunderlag och AI-behandling

CitizenOne AI behandlar endast de uppgifter som är nödvändiga för att utföra den konkreta AI-funktion som användaren aktivt har valt.

AI behandlar aldrig fler uppgifter än nödvändigt.

Dataminimering är en grundläggande princip i CitizenOnes AI-arkitektur och ingår som en integrerad del av behandlingen av alla AI-förfrågningar.

Principer för databehandling

• Endast relevanta uppgifter används för den konkreta AI-uppgiften.
• Databehandlingen följer principen om dataminimering.
• Organisationers data behandlas logiskt åtskilt.
• AI använder endast organisationens egna registreringar.
• Dataunderlaget avgränsas utifrån den valda AI-funktionen.
• Alla AI-förfrågningar behandlas via krypterade anslutningar.

Hur AI väljer ut dataunderlaget

CitizenOne bedömer automatiskt vilka uppgifter som är nödvändiga för att lösa den konkreta AI-uppgiften. Dataunderlaget beror bland annat på den AI-funktion användaren har valt, det aktuella arbetssammanhanget och de registreringar som är relevanta för den konkreta åtgärden.

Ask AI

Ask AI använder organisationens relevanta registreringar som kontext för att kunna besvara användarens fråga. Endast uppgifter som bedöms nödvändiga för den konkreta förfrågan ingår i behandlingen.

Journalgenerering

Vid AI-assisterad journalgenerering begränsas dataunderlaget till den konkreta medborgaren och de relevanta registreringar som stöder utarbetandet av det önskade förslaget.

Own ChatGPT

Organisationer som använder Own ChatGPT använder sitt eget OpenAI-konto och sin egen datamiljö. Funktionen administreras separat från CitizenOnes standard AI-lösning.

Åtkomststyrning

CitizenOne använder auktorisationsstyrning för att säkerställa att AI endast kan arbeta med uppgifter som den konkreta användaren är auktoriserad att komma åt.

Åtkomstprinciper

• AI respekterar organisationens åtkomsträttigheter.
• Användare kan endast använda uppgifter de är auktoriserade för.
• Data separeras mellan organisationer.
• Journalfunktioner arbetar endast med den aktuella medborgaren.
• Åtkomst kontrolleras innan AI-behandling.

Anonymisering och dataminimering

Innan uppgifter behandlas av AI använder CitizenOne tekniska mekanismer för att minska mängden direkt personhänförbara uppgifter, när detta är relevant för den konkreta AI-funktionen.

Direkt personhänförbara uppgifter behandlas enligt principen om dataminimering.

CitizenOne arbetar löpande med att vidareutveckla anonymisering, redigering och skydd av uppgifter som en del av plattformens säkerhetsarkitektur.

Skydd av uppgifter

• Redigering av direkt personhänförbara uppgifter.
• Skydd av personnummer.
• Skydd av namn, adresser och kontaktuppgifter.
• Redigering av uppgifter i textfält.
• OCR-baserad behandling av dokument och bilder innan AI-behandling.
• Löpande vidareutveckling av dataskyddet.

Informationssäkerhet och AI-säkerhet

Informationssäkerhet är en grundläggande del av CitizenOnes AI-plattform. AI-funktionerna är utvecklade med fokus på konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och spårbarhet genom hela databehandlingsprocessen.

Säkerhet är inbyggd i hela AI-lösningens livscykel.

CitizenOne arbetar löpande med att vidareutveckla plattformens säkerhetsåtgärder i takt med den teknologiska utvecklingen, ändringar i lagstiftningen och nya hotbilder.

Informationssäkerhet omfattar bland annat

• Krypterad kommunikation.
• Autentisering och auktorisation.
• Åtkomststyrning.
• Audit och spårbarhet.
• Automatiserat dataskydd.
• Löpande säkerhetsförbättringar.

Kryptering och säker kommunikation

Kommunikation mellan CitizenOne och de använda AI-tjänsterna sker via krypterade anslutningar. Data överförs med hjälp av modern transportkryptering för att skydda uppgifter mot obehörig åtkomst under överföringen.

Transport

AI-kommunikation sker via säkra krypterade anslutningar mellan CitizenOne och de använda AI-tjänsterna.

Dataskydd

Data behandlas under kontrollerade säkerhetsåtgärder med fokus på konfidentialitet och integritet.

Säker arkitektur

AI-kommunikationen ingår som en integrerad del av CitizenOnes samlade säkerhetsarkitektur.

Loggning och Audit Trail

CitizenOne registrerar relevanta AI-händelser för att stödja säkerhet, compliance, felsökning och dokumentation.

Auditloggen stödjer spårbarhet och verifierbarhet.

Loggning används för säkerhet, compliance, händelseutredningar och löpande förbättringar av plattformen.

Exempel på registrerade uppgifter

• Den AI-funktion som användes.
• Tidpunkt för behandlingen.
• Auktoriserad användare.
• Använd AI-modell.
• Datakällor som använts för AI-behandlingen.
• Relevanta händelser i AI-processen.

Dataretention och automatisk radering

CitizenOne följer principerna om dataminimering och sparar inte AI-relaterade uppgifter längre än nödvändigt.

Retentionsprinciper

• Automatiska retentionsregler.
• Automatisk rensning av AI-data.
• Radering i samband med lagstadgad radering.
• Löpande underhåll av AI-relaterade data.
• Kontrollerad livscykel för AI-uppgifter.

Löpande säkerhetsförbättringar

CitizenOne utvecklas kontinuerligt med fokus på att förbättra säkerhet, dataskydd, transparens och compliance.

AI Governance är en dynamisk process.

Nya AI-funktioner och säkerhetsförbättringar bedöms löpande i förhållande till gällande lagstiftning, teknologisk utveckling och best practice.

Exempel på löpande förbättringar

• Förbättrad anonymisering och dataskydd.
• Utökad åtkomststyrning.
• Förbättrad audit och loggning.
• Optimering av AI-arkitektur.
• Löpande riskbedömningar.
• Anpassning till ny lagstiftning och AI-standarder.

Compliance och lagstiftning

CitizenOne utvecklar och driver AI-funktionerna med fokus på efterlevnad av gällande lagstiftning, erkända säkerhetsstandarder och ansvarsfull användning av artificiell intelligens.

Compliance är en integrerad del av utvecklingsprocessen.

Nya AI-funktioner bedöms löpande i förhållande till gällande lagstiftning, dataskydd, informationssäkerhet och risker innan de görs tillgängliga för kunderna.

AI Governance stödjer bland annat

• EU AI Act.
• Dataskyddsförordningen (GDPR).
• Privacy by Design.
• Security by Design.
• Enterprise best practice.
• Löpande riskhantering.

Dataskydd (GDPR)

Skydd av personuppgifter är en central del av CitizenOnes AI Governance. AI-funktionerna utvecklas med fokus på dataminimering, åtkomststyrning, spårbarhet och ansvarsfull behandling av uppgifter.

Dataminimering

CitizenOne behandlar endast de uppgifter som är nödvändiga för den konkreta AI-funktionen.

Privacy by Design

Dataskydd ingår som en integrerad del av både arkitektur, utveckling och drift.

Säker behandling

Personuppgifter behandlas under lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Mänsklig kontroll (Human Oversight)

CitizenOne AI är utvecklad efter principen om Human in the Loop.

AI fattar aldrig självständiga beslut.

Alla AI-genererade förslag kräver en auktoriserad användares aktiva bedömning och godkännande innan de eventuellt används eller sparas.

Human Oversight omfattar bland annat

• Användaren startar aktivt AI-funktionen.
• Användaren bedömer AI-förslaget.
• Användaren kan redigera AI-innehållet.
• Användaren beslutar själv om resultatet ska användas.
• AI fattar inga automatiska beslut.

AI-modeller och AI-leverantörer

CitizenOne kan använda externa AI-tjänster som en del av plattformens AI-funktioner.

Eventuella AI-leverantörer bedöms löpande utifrån krav på säkerhet, dataskydd, funktionalitet och compliance.

Allmänna principer

• AI-leverantörer bedöms löpande.
• Databehandling sker under relevanta avtalsgrunder.
• AI-modeller används enbart som stödjande teknik.
• Kunddata används inte för att träna AI-modeller, såvida detta inte uttryckligen framgår av den konkreta AI-leverantörens villkor och den valda lösningen.
• CitizenOne utvärderar löpande alternativa AI-teknologier.

Begränsningar med AI

Artificiell intelligens kan generera oprecisa, ofullständiga eller felaktiga förslag.

AI får aldrig ersätta professionella bedömningar.

CitizenOne rekommenderar alltid att AI-genererat innehåll granskas kritiskt av en auktoriserad användare innan användning.

Användaren bör vara uppmärksam på

• AI kan göra fel.
• AI kan sakna kontext.
• AI kan föreslå oprecisa formuleringar.
• AI ersätter inte professionell bedömning.
• Användaren har alltid det slutliga ansvaret.

Governance, revidering och dokumentstyrning

AI Governance är ett levande styrdokument som löpande underhålls och uppdateras i takt med utvecklingen av CitizenOne, ändringar i lagstiftningen, nya AI-teknologier samt ändrade säkerhets- och compliancekrav.

AI Governance är en kontinuerlig process.

CitizenOne granskar löpande AI-funktioner, säkerhetsåtgärder och governance-principer i syfte att säkerställa fortsatt efterlevnad av gällande lagstiftning och best practice.

Governance omfattar bland annat

• Löpande revidering av AI-funktioner.
• Bedömning av nya AI-teknologier.
• Uppdatering av säkerhetsåtgärder.
• Anpassning till ny lagstiftning.
• Löpande riskbedömningar.
• Kontinuerlig förbättring av AI-plattformen.

Ändringar av denna AI Governance

CitizenOne kan löpande uppdatera denna AI Governance för att återspegla ändringar i AI-funktionalitet, säkerhetsåtgärder, lagstiftning eller andra förhållanden av betydelse för användningen av artificiell intelligens.

När uppdateras dokumentet?

Dokumentet uppdateras bland annat vid väsentliga ändringar i AI-plattformen, ändringar i gällande lagstiftning eller vid implementering av nya säkerhetsåtgärder.

Versionering

CitizenOne arbetar med löpande versionering av AI Governance, så att kunder och samarbetspartners alltid har tillgång till den gällande versionen.

Transparens

Vi strävar efter största möjliga transparens kring utvecklingen och användningen av AI hos CitizenOne.

Kontakt gällande AI

Om du har frågor om CitizenOnes AI Governance, AI-funktioner, dataskydd eller informationssäkerhet är du alltid välkommen att kontakta oss.

Kontakt

• CitizenOne
• E-post: support@citizenone.dk
• Webb: https://citizenone.dk

Dokumentinformation

Denna AI Governance beskriver de övergripande principerna för utveckling, drift och användning av artificiell intelligens hos CitizenOne.

Dokumentet ska läsas tillsammans med CitizenOnes övriga juridiska och säkerhetsmässiga dokumentation, inklusive våra villkor, integritetspolicy, personuppgiftsbiträdesavtal och övrig säkerhetsdokumentation.

Dokumentuppgifter

• Dokument: AI Governance
• Produkt: CitizenOne
• Dokumenttyp: Governance
• Status: Gällande
• Version: 1.4
• Senast uppdaterad: April 2026

Avslutande kommentarer

CitizenOne tror att artificiell intelligens ska stödja människor - inte ersätta dem. Vår AI utvecklas med fokus på ansvarighet, transparens, informationssäkerhet och respekt för den enskilda organisationens data. Vi arbetar löpande med att vidareutveckla både vår AI-plattform och vår governance-modell, så att CitizenOne fortsatt lever upp till de högsta standarderna för säker och ansvarsfull användning av artificiell intelligens.